מדריך לשימוש נכון בקופה רושמת
בעבר, קופה רושמת סיפקה תפקיד אחד והוא קבלת תשלום מלקוח. כיום, ביחד עם דרישת הקונים לשירות טוב ומהיר ביחד עם הצורך לפקח על הסחורה ולנפק מידע ודו"חות, קופה רושמת ממוחשבת הופכת לנדרשת יותר ויותר בשוק.
מהי קופה רושמת ממוחשבת?
קופה ממוחשבת, להבדיל מקופה רושמת רגילה, היא מבוססת מחשב ובעלת תוכנה לניהול העסק והמוצרים. קופה רושמת ממוחשבת תתאים יותר לעסקים גדולים וקמעונאים, בהם צריך לנהל מלאי, לעקוב אחר מועדוני חברים, להנפיק מחירים מיוחדים ועוד. כדי לדעת האם קופה רושמת ממוחשבת מתאימה לעסק שלכם, חשוב להגדיר את הצרכים ולהבין עם מה אתם מתמודדים בעסק.
היתרונות של קופה ממוחשבת
- קניות של לקוחות – קופה ממוחשבת מאפשרת לעקוב אחר הרגלי הצריכה של הלקוחות ולהבין אילו מוצרים חזקים יותר, מה נמכר בקצב מהיר ומה כמעט ולא נמכר כלל. בעזרת ניתוח זה, ניתן להבין את החוזקות של העסק.
- זירוז הליך תשלום – קופה ממוחשבת יעילה ומהירה יותר ומאפשרת לקבל תשלום במהירות, ובכך לא לעכב את הלקוחות שעומדים בתור. חוויית השירות שמעניקה הקופה הממוחשבת, שווה בסופו של דבר לכסף .
- קלה לשימוש – בניגוד למה שאולי נדמה, הקופה הממוחשבת היא דווקא קלה יותר לשימוש מהקופה הבסיסית, בגלל שהיא מבוססת על מחשב שעושה בעבורכם את מרבית הפעולות בלחיצת כפתור.
- ניהול מלאי – עם קופה ממוחשבת לא תופתעו כשמוצר אהוב על הלקוחות נגמר במלאי. קופה ממוחשבת מאפשרת לכם לעקוב אחר מלאי המוצרים, כשבכל קניה יורד פריט מהמלאי. כך, תדעו מבעוד מועד להזמין את מה שחסר לכם ולוודא שבכל רגע נתון העסק ממשיך למכור ושום דבר לא עוצר בעדו.
- ניהול ערוצי מכירה שונים – קבלת תווי קניה, מוצרים בהנחה מיוחדת לחברי מועדון ועוד, כל אלה אפשריים באמצעות קופה ממוחשבת, מבלי לסבך את העניינים וללא צורך בחישובים מיוחדים.
- שליחת הודעות ללקוחות – כן, קופה ממוחשבת היא גם מערכת דיוור איכותית. באמצעותה תוכלו לשלוח ללקוחותיכם מידע אודות מבצעים והנחות בעסק.
- דו"ח הכנסות והוצאות – קופה ממוחשבת תנפיק לכם דו"חות לטווח הארוך והקצר עם חישוב הוצאות והכנסות בכל הנוגע לרכישת המוצרים על ידכם ומכירתם ללקוחות.
השיקולים בבחירה של קופה רושמת
כפי שניתן להבין, קופה רושמת היא לא עוד מכשיר שמקבל אליו כסף, אלא מספקת מגוון תפקידים, כמו אמצעי שיווק והפצה, מיני רואה חשבון ועוד. השיקולים בבחירה של קופה ממוחשבת צריכים לקחת בחשבון את הצרכים של העסק. מה חסר לכם בעסק, ומה מפריע בעבודה השוטפת? אילו פעולות את מוצאים את עצמכם עושים באופן עצמאי או ידני שגוזלים מכם זמן או מצריכים כוח אדם ייעודי? אם העסק שלכם נדרש להציג עסקאות כולל מספר פריטים, מק"טים, לנהל עובדים ולקוחות – קופה ממוחשבת היא הבחירה בשבילכם.
קופה ממוחשבת – כיצד בוחרים נכון?
לאחר הבנת הצרכים שלכם ומה הם הדברים שחסרים לכם בניהול השוטף של העסק, יש להתקדם לבחירת סוג הקופה הממוחשבת. כשבוחרים קופה, מעבר לעובדה שהיא יכולה למלא צרכים של עסקים בינוניים וגדולים, חשוב לשים לב לגודל שלה ולכך שהיא מתיישבת בדיוק היכן שצריך, וכן לבחון את מנגנון הבטיחות שלה. בנוסף, מומלץ לבחור בספק אמין וותיק בתחום, שגם ייספק לכם שירות לקוחות בשעות פעילות העסק ובמהירות. לא הייתם רוצים להיתקע עם קופות תקולות באמצע יום עבודה סוער ולהמתין במשך שעות ארוכות לטכנאי על חשבון הפסד של כסף רב. בנוסף, יש לקחת בחשבון את מחיר הקופה. העדיפו קופה ממוחשבת במחיר גבוה מעט מעל הממוצע, אך עם שירות לקוחות טכני יעיל ומהיר.
המאמר נכתב בשיתוף אומגה קופות רושמות
